¿Puede un empleado W-2 obtener el visado de nómada digital si su empresa rechaza el alta en la Seguridad Social española?

• La vía ordinaria exige registrar a la empresa estadounidense en España e incluir al trabajador en el Régimen General.
• Un certificado estadounidense de cobertura válido puede sustituir el alta española, pero debe obtenerse el documento expedido; no basta la solicitud ni las retenciones de nómina.
• El convenio cubre generalmente desplazamientos temporales de hasta cinco años, pero la exención de cotización española no concede por sí sola asistencia sanitaria pública en España.

Dos vías compatibles para un empleado

Las instrucciones actuales de la UGE distinguen entre trabajadores por cuenta ajena y profesionales autónomos. Para un empleado, la vía ordinaria exige que la empresa extranjera se registre ante la Seguridad Social como empresa sin centro de trabajo en España y, después de la aprobación y antes de comenzar la actividad, dé de alta al empleado en el Régimen General.

La alternativa consiste en mantener la cobertura del país de origen cuando un convenio internacional lo permite. Debe aportarse el certificado de legislación aplicable expedido por la autoridad competente y que cubra expresamente el desplazamiento para trabajar a distancia desde España. La UGE no acepta una mera solicitud del certificado.

La FAQ en inglés de la UGE lo confirma: el alta española del empleado solo puede sustituirse cuando existe convenio y la autoridad de origen expide el documento correspondiente. El seguro médico privado no sustituye ninguna de esas vías de cotización.

Qué cubre el convenio entre Estados Unidos y España

El convenio bilateral evita cotizar por las mismas rentas en ambos sistemas. Según la guía oficial de la Social Security Administration, una empresa estadounidense que desplaza a un empleado a España durante cinco años o menos puede mantenerlo generalmente en el sistema estadounidense. La empresa debe solicitar el formulario USA/E 1, que acredita la exención española.

No se aplica automáticamente a cualquiera que trabaje en línea desde España. El marco estadounidense describe un desplazamiento temporal por parte de un empleador estadounidense y una fecha prevista de regreso. La SSA decide si los hechos permiten emitir el certificado.

Para el DNV, el documento debe cubrir expresamente el trabajo remoto desde España. La Sección Consular en Washington también acepta el certificado estadounidense cuando resulta aplicable el convenio.

Por qué la nómina estadounidense no basta

Una nómina con deducciones de Social Security y Medicare prueba retenciones, pero no que el convenio asigne el trabajo realizado en España al sistema estadounidense. El certificado es el documento que establece la legislación aplicable.

Tampoco basta un correo de RR. HH. afirmando que lo ha solicitado. La UGE rechaza expresamente las meras solicitudes. Conviene resolverlo antes de pagar antecedentes del FBI, apostillas, traducciones o un seguro anual.

Ejemplo hipotético

Taylor trabaja con contrato W-2 para una empresa de Delaware. La empresa autoriza tres años de teletrabajo desde España, pero no quiere obligaciones de nómina españolas.

Si solicita y obtiene el USA/E 1 para el desplazamiento, Taylor puede utilizar la vía del convenio, sin perjuicio de los demás requisitos. Si la SSA lo deniega, la empresa tendría que registrarse en España y comprometerse a dar de alta a Taylor. Si rechaza ambas opciones, el plan como empleado queda bloqueado aunque salario, título y carta de teletrabajo sean suficientes.

Emitir facturas o renombrar a Taylor como contratista no soluciona nada si la relación real no cambia. La UGE asigna el régimen según la relación acreditada: empleo al Régimen General y actividad profesional auténtica al RETA.

La brecha sanitaria que suele pasarse por alto

El certificado evita la doble cotización, pero el convenio no proporciona todo el paquete de prestaciones públicas españolas. La SSA advierte que quien queda exento de cobertura española generalmente no recibe por esa vía asistencia sanitaria, incapacidad temporal, desempleo, accidentes de trabajo ni prestaciones familiares españolas.

Por ello, la UGE exige seguro médico cuando el convenio no concede sanidad pública española. Excluye seguros de viaje, de mero reembolso, con copagos o carencias. Son dos documentos distintos:

• USA/E 1: determina la legislación de Seguridad Social.
• Seguro médico válido: cubre la asistencia sanitaria que el convenio no proporciona.

Qué preguntar a RR. HH.

Debe pedirse a RR. HH. que apoye una de las dos vías. Si prefiere mantener cobertura estadounidense, tendrá que valorar el desplazamiento temporal y solicitar USA/E 1 con fechas y lugar de trabajo. Si elige España, deberá analizar el registro como empleador extranjero y el alta posterior.

Contrato, carta empresarial, nóminas, cobros y prueba de Seguridad Social deben describir la misma relación. La guía de Anemoss para empleados desarrolla la carta de empresa.

ANEMOSS ASESORÍA JURÍDICA S.L. puede revisar la estructura laboral, identificar la prueba de Seguridad Social y coordinar la documentación migratoria. La empresa y sus asesores de nómina siguen siendo responsables de decidir e implementar sus obligaciones de cotización.

• Suponer que el contrato W-2 y las retenciones FICA satisfacen automáticamente el requisito.
• Presentar el justificante de solicitud del certificado en lugar del certificado expedido para el trabajo remoto desde España.
• Tratar el seguro médico privado como sustituto del cumplimiento de las obligaciones de cotización.